Técnica de Gestão da Disseminação

1 – O Processo de Disseminação – principais componentes

A disseminação é um processo estruturado de actividades, protagonizado por um conjunto de entidades parceiras (parceria de disseminação), cujo objectivo essencial é a transferência - apropriação e incorporação - das soluções inovadoras, traduzidas em “novos” serviços, produtos ou procedimentos, desenvolvidas e experimentadas pelos projectos na Acção 2. Os serviços e produtos validados, objecto de apropriação e incorporação, correspondem a soluções passíveis de melhorar as práticas e desempenhos de outras organizações, que por isso, manifestam interesse na sua apropriação e se associam à parceria de disseminação.

O processo de disseminação assenta numa estratégia que combina as seguintes componentes:

1. Produtos validados: produtos, práticas, soluções e experiências consolidadas, legitimados através da sua validação e das evidências e mais-valia dos seus resultados devidamente demonstrados;

2. Entidade “produtora”: que construiu e experimentou respostas, soluções e produtos que resultaram (mais) eficazes e que está disposta a promover e partilhar, através da disseminação, esses produtos e práticas, e a aprofundar também a sua experiência e conhecimento;

3. Entidade “incorporadora”: que precisa de mudar (inovar) e admite que as respostas que procura podem já ter sido experimentadas com sucesso noutros contextos;

4. Facilitador da disseminação: cuja função consiste na dinamização e facilitação do processo de disseminação, garantindo a mediação entre quem concebe e quem incorpora. Pode ser um elemento da PD ou externo a esta, desde que conheça bem o produto e o contexto da disseminação, mantenha equidistância a autores e incorporadores, seja aceite por ambos e detenha competências e experiência em processos de facilitação e mediação.

5. Dinamizador da Monitorização: esta função pode ser assumida pelo coordenador do projecto ou alguém em que a PD delegue essas competências; o Dinamizador da Monitorização é responsável pela monitorização e avaliação do processo e resultados da disseminação; deve ainda sistematizar as evidências e reflexões geradas ao longo da Acção 3, em particular os resultados da incorporação e seus impactos nos agentes, entidades e públicos envolvidos.

2. O Ciclo da Disseminação e as suas Etapas Estruturantes

O processo de disseminação concretiza-se em 4 fases fundamentais:

* Convergência – entre entidades “incorporadoras”, que procuram novas soluções e as entidades “produtoras”, que disponibilizam produtos e práticas. Esta fase consiste na consolidação da parceria de disseminação, e concretiza-se através de actividades que devem permitir avaliar as necessidades do incorporador e em que medida os produtos respondem àquelas necessidades. Devem permitir às entidades incorporadoras o acesso a todos os esclarecimentos, à realização de reflexões críticas, à visualização em contexto e à familiarização com os produtos/práticas, tendo em vista a construção de convergências e compromissos facilitadores da incorporação. O espaço natural para a materialização desta fase é o da PD, mas pode alargar-se a parcerias informais ou redes de actores interessados nos produtos/práticas.

* Apropriação – consiste na aquisição dos conhecimentos e das competências inerentes à exploração/utilização do produto ou da prática a disseminar; o contacto com os contextos onde essas soluções foram experimentadas (ex. demonstração de produtos, estágios nas entidades “produtoras”), a definição das estratégias preparatórias à sua transferência e recontextualização, a formação de formadores ou de facilitadores da apropriação são, entre outras, actividades críticas a desenvolver nesta fase.

* Incorporação – consiste na integração, recontextualização e eventual reconstrução / adaptação do produto ou da prática ao contexto e cultura da entidade incorporadora. As actividades têm de implicar fortemente a gestão e mobilizar os colaboradores, pois podem implicar mudanças no layout produtivo, na organização interna, nas equipas, nos perfis profissionais e carreiras dos colaboradores, etc.; o recurso a metodologias tipo coaching, mentoring, prática supervisionada, etc. pode ser recomendável.

* Avaliação do processo e dos resultados da disseminação – consiste na identificação e análise do “valor acrescentado” induzido pelo produto ou prática (incorporados) nos resultados das pessoas, das equipas e das entidades-alvo da disseminação, traduzível em acréscimo de empowerment e reforço da autonomia e responsabilidade, das competências, da qualidade dos serviços, dos processos de trabalho, maior satisfação dos beneficiários e clientes, etc. Analisa também os “ganhos” da PD em termos de competências, domínio dos processos de disseminação, “empowerment” organizacional, satisfação e realização dos participantes no processo e as melhorias nos produtos e práticas originais, dado que a disseminação deve ser assumida como um processo de melhoria contínua.

Estas quatro fases do processo de disseminação devem ser concebidas e executadas numa perspectiva dinâmica e integrada: a fase de convergência pode integrar componentes de apropriação e esta pode incluir componentes da incorporação (por ex. se na formação de formadores ocorrer reflexão indutora de mudanças organizacionais). Tendencialmente, à medida que se passa da fase de convergência, para a de apropriação e incorporação, o protagonismo dos autores dos produtos vai-se esbatendo em favor do dos “incorporadores” e as entidades do mainstream poderão assumir, simultaneamente, um papel de incorporador e de disseminador.

No esquema do ciclo de disseminação, que se apresenta, destacam-se os objectivos essenciais de cada fase: comprometer, aprender e apreender, adaptar/reconstruir e avaliar. Para alcançar este último objectivo deve elaborar-se um Roteiro para a Monitorização do Processo de Disseminação, instrumento de apoio à gestão e à avaliação do projecto de disseminação cuja aplicação deve ser contínua ao longo de todo o processo.

3 - Monitorização do Processo de Disseminação

O processo de disseminação deverá ser acompanhado e monitorizado pela PD, ou por alguém em quem esta delegue estas funções. Para o efeito, o Dinamizador da Monitorização deverá elaborar um Roteiro para a Monitorização da Disseminação, onde são alvo de identificação e calendarização as fases do processo, as actividades críticas a realizar em cada fase, os actores envolvidos e as competências a mobilizar, os resultados esperados, assim como deverá ser estabelecido um painel de indicadores chave que permita uma avaliação contínua do processo de disseminação e facilite a sua avaliação final. O roteiro deve ser elaborado na fase da Convergência e incluir eventuais recomendações técnicas que acompanhem a aprovação da candidatura.

O roteiro deve detalhar, entre outros elementos considerados pertinentes pela PD, os conteúdos sugeridos na matriz seguinte, constituindo um “caderno de encargos” que a Parceria se compromete a executar.